在 Excel 中使用顏色、粗體字、刪除線等格式化來強調重要資料，似乎是個不錯的想法，但這樣的做法其實可能會帶來許多隱藏的問題。以下，我將與你分享為什麼應該避免在 Excel 中過度依賴格式化，特別是當你要進行資料處理或分析時。
1. 資料完整性與一致性
使用格式化來標記重要資訊，乍看之下是直觀的做法。然而，這些視覺標記並非實際的資料值，在不同軟體或版本之間轉換時，這些格式很可能無法被保留。這樣會導致資料的解讀出現偏差，甚至引發誤解 (Trump Excel)。
2. 自動化與分析的限制
大部分的 Excel 函數和自動化流程都不會考慮格式化。舉例來說，若你使用粗體來強調某些重要資料，這些信息在排序、篩選或計算時都不會被考慮在內，除非你採取額外的步驟，如使用複雜的公式或宏來處理 (ExcelAdept)。
3. 兼容性問題
並非所有的 Excel 版本或其他軟體都支援相同的格式化功能。當你將文件分享給使用不同軟體或版本的夥伴時，這些格式可能無法正確顯示，甚至可能完全消失，導致資料失真 (ExcelAdept)。
4. 維護挑戰
在大規模資料集上使用大量格式化，無疑會增加資料管理的複雜性。隨著時間推移，這種做法可能會導致錯誤的出現，尤其是當資料需要定期更新或維護時 (Excel Trick)。
總結來說，雖然格式化在視覺上可以讓 Excel 文件看起來更整齊美觀，但它並不是傳遞關鍵資料的最佳方法。相較於依賴格式化，建議你將關鍵資訊以實際資料值或額外欄位的方式呈現，這樣不僅能夠保證資料的穩定性，還能在不同的情境下正確解讀資料。